DDM HilfeAn Kunden senden
Über den Postausgang senden Sie Dokumente und Notizen an Kunden. Der Kunde bekommt eine E-Mail mit einem Download-Link – ohne Anmeldung, 14 Tage gültig. Sie sehen, ob und wann er die Unterlagen geöffnet hat.
Unterlagen sammeln
Legen Sie alles, was mit soll, in den Postausgang:
- im Viewer mit In den Postausgang,
- in Listen mit In den Postausgang – auf Tablet und Smartphone hinter dem ⋯ einer Karte,
- bei einer Notiz über Notiz bearbeiten › In den Postausgang.
Dokumente, die nur in der App lesbar sind oder ein Wasserzeichen tragen, lassen sich nicht senden: Bei ihnen fehlt In den Postausgang.
Mit Ihren Anmerkungen senden
Haben Sie von einem Dokument eine Fassung mit Anmerkungen, wählen Sie im Postausgang unter dem Dokument bei Senden als, ob das Original oder die Fassung verschickt wird. Aus einer geöffneten Fassung heraus legt ⋯ › In den Postausgang sie gleich so hinein.
Der Kunde bekommt immer die neueste Version des Dokuments – bei einer Fassung mit Ihren Anmerkungen darauf, auch wenn Sie sie auf einer älteren Version gemacht haben. Was gesendet wurde, bleibt für den Link so, wie es war, auch wenn Sie die Fassung später ändern oder löschen.
Senden
Postausgang öffnen
Öffnen Sie Postausgang – auf dem Smartphone steht er unten in der Leiste, und die Zahl daran zeigt, wie viel wartet. Im Reiter Zu senden liegt alles, was Sie gesammelt haben. Wählen Sie aus, was mit soll, und klicken Sie auf Weiter.
Empfänger und Text
- An – E-Mail-Adresse eintippen und ↵ drücken; mehrere sind möglich.
- Betreff und Nachricht sind vorausgefüllt – passen Sie sie an.
- Dokumenttitel auf – in welcher Sprache der Kunde die Titel sieht.
- Bei Notizen: Stand beim Senden oder Immer aktuell.
Senden
Klicken Sie auf … senden. Die App bestätigt Gesendet an ….
Sehen, was der Kunde geöffnet hat
Im Reiter Gesendet steht jede Sendung mit:
- Noch nicht geöffnet oder … × geöffnet · zuletzt …,
- je Dokument, wie oft es heruntergeladen wurde,
- dem Status: Aktiv bis …, Abgelaufen oder Deaktiviert.
Über Aktionen › Link deaktivieren sperren Sie den Link vorzeitig, etwa wenn Sie das Falsche geschickt haben.
Wird ein Dokument nach dem Senden nur noch in der App lesbar, bietet der Link es nicht mehr an. Verweist eine gesendete Notiz darauf, sieht der Kunde den Verweis als nicht verfügbar. Wird die Weitergabe wieder erlaubt, bietet der Link es wieder an, solange er gilt.