Externe Quellen

SharePoint

Dokumente aus der Dokumentbibliothek einer SharePoint-Site übernehmen – mit einer App-Registrierung in Microsoft Entra ID.

Mit dem Systemtyp SharePoint holt DDM die Dateien aus der Dokumentbibliothek einer SharePoint-Site – ganz oder ab einem Ordner darin – und hält sie aktuell. Aus den Ordnern der Bibliothek können Kategorien werden.

DDM meldet sich dabei nicht als Person an, sondern als App: Sie registrieren DDM einmal in Ihrem Microsoft Entra ID und geben der App das Recht, SharePoint zu lesen. Niemand muss sich in DDM bei Microsoft anmelden, und kein persönliches Passwort wird hinterlegt.

Ab Tarif Professional verfügbar – siehe Tarife.

Bevor Sie beginnen

Sie brauchen jemanden, der in Ihrem Microsoft Entra ID Apps registrieren und Administratorzustimmung erteilen darf – meist die IT mit der Rolle Anwendungsadministrator oder Globaler Administrator.

1. DDM in Entra ID registrieren

App registrieren

Öffnen Sie das Microsoft Entra Admin Center und gehen Sie zu Identität › Anwendungen › App-Registrierungen › Neue Registrierung.

Name: z. B. DDM SharePoint-Import.
Unterstützte Kontotypen: Nur Konten in diesem Organisationsverzeichnis.
Umleitungs-URI: leer lassen – DDM braucht keine.

Klicken Sie auf Registrieren.

IDs notieren

Auf der Übersichtsseite der App stehen zwei Werte, die Sie gleich in DDM eintragen:

Anwendungs-ID (Client) – die Client-ID.
Verzeichnis-ID (Mandant) – die Verzeichnis-ID (Tenant).

Geheimen Clientschlüssel anlegen

Gehen Sie zu Zertifikate & Geheimnisse › Geheime Clientschlüssel › Neuer geheimer Clientschlüssel. Wählen Sie eine Laufzeit und klicken Sie auf Hinzufügen.

Kopieren Sie sofort den Wert – nicht die Geheimnis-ID. Entra zeigt ihn nur dieses eine Mal.

Leserecht für SharePoint erteilen

Gehen Sie zu API-Berechtigungen › Berechtigung hinzufügen › Microsoft Graph › Anwendungsberechtigungen und wählen Sie Sites.Read.All. Klicken Sie danach auf Administratorzustimmung für … erteilen.

In der Liste muss bei der Berechtigung Gewährt für … stehen. Ohne Zustimmung lehnt Microsoft jede Anfrage von DDM ab.

Sites.Read.All erlaubt der App, alle Sites Ihres Tenants zu lesen. Soll DDM nur eine bestimmte Site sehen, nehmen Sie stattdessen Sites.Selected und lassen Ihre IT der App für genau diese Site das Recht read geben (per Microsoft Graph oder PowerShell). DDM funktioniert mit beidem gleich.

2. Quelle in DDM anlegen

Legen Sie unter Einstellungen › Externe Quellen mit Neue Quelle eine Quelle an, geben Sie ihr einen Namen und wählen Sie als Systemtyp SharePoint.

Feld	Was Sie eintragen
Site-URL	Die Adresse der Site, wie sie im Browser steht – ohne die Bibliothek dahinter, z. B. `https://firma.sharepoint.com/sites/vertrieb`
Verzeichnis-ID (Tenant)	Die Verzeichnis-ID (Mandant) der App
Client-ID	Die Anwendungs-ID (Client) der App
Client Secret	Der Wert des geheimen Clientschlüssels. Er wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt
Ordner (optional)	Ein Ordner in der Bibliothek, ab dem übernommen wird, z. B. `/Preislisten`. Leer = die ganze Bibliothek

DDM liest die Standard-Dokumentbibliothek der Site – die, die in SharePoint meist Dokumente heißt. Weitere Bibliotheken derselben Site erreicht eine Quelle nicht; legen Sie für Dateien dort eine Site an oder verschieben Sie sie in die Standardbibliothek.

Ändern Sie die Verzeichnis-ID (Tenant) oder die Client-ID, löscht DDM das hinterlegte Client Secret – es gehörte zur alten App. Tragen Sie es danach neu ein.

3. Verbindung testen

Klicken Sie auf Verbindung testen. DDM holt sich bei Microsoft ein Zugriffstoken und sucht die Site.

Meldung	Was zu tun ist
Verbindung steht — „…“ ist lesbar.	Alles in Ordnung – DDM nennt die Site, die es gefunden hat.
Es fehlen noch Angaben — Site-URL bzw. Benutzer, Verzeichnis-ID und Client-ID.	Site-URL, Verzeichnis-ID oder Client-ID fehlen.
Microsoft hat die App abgelehnt — prüfen Sie Client-ID, Verzeichnis-ID, das Client Secret (abgelaufen?) und die Administratorzustimmung.	Microsoft hat die App abgelehnt: Client Secret falsch, fehlt oder ist abgelaufen, Client- oder Verzeichnis-ID stimmen nicht, oder die Administratorzustimmung fehlt.
Site, Benutzer oder Ordner wurden nicht gefunden — prüfen Sie die Angaben und ob die App darauf zugreifen darf.	Die Site oder der Ordner wurde nicht gefunden – Tippfehler in der Site-URL, oder bei Sites.Selected hat die App für diese Site noch kein Recht.
Die Adresse antwortet nicht — prüfen Sie URL, Port und Firewall.	Der DDM-Server erreicht Microsoft nicht. Bei einem DDM im eigenen Netz: Ausgehende Verbindungen zu `login.microsoftonline.com` und `graph.microsoft.com` müssen erlaubt sein.

4. Import-Umfang und Abgleich

Legen Sie unter Import-Umfang fest, wie die Ordner der Bibliothek zu Kategorien werden und welche Dateien zählen, klicken Sie einmal auf Jetzt synchronisieren und schalten Sie danach Quelle aktiv ein – siehe Überblick.

Was bei SharePoint gilt:

DDM übernimmt alle Dateien der Bibliothek ab dem angegebenen Ordner, auch in Unterordnern. Listen, Seiten und Ordner selbst sind keine Dokumente.
Eine Datei wird an ihrem Pfad in der Bibliothek wiedererkannt. Benennen Sie sie in SharePoint um oder verschieben Sie sie, legt DDM sie als neues Dokument an; das alte bleibt stehen.
Rechte aus SharePoint übernimmt DDM nicht. Wer ein Dokument sieht, regeln die Rechte der Kategorie in DDM.

Ein geheimer Clientschlüssel läuft ab – in Entra höchstens nach zwei Jahren. Danach scheitert jeder Abgleich mit Microsoft hat die App abgelehnt. Legen Sie rechtzeitig einen neuen an und tragen Sie ihn unter Client Secret ein.

Überblick

Dokumente aus SharePoint, OneDrive, Google Drive, einem FTP-Server oder einer eigenen Schnittstelle automatisch ins CMS holen – wie eine Quelle eingerichtet wird, was ein Abgleich tut und was nie.

OneDrive

Dokumente aus dem OneDrive einer Person übernehmen – mit einer App-Registrierung in Microsoft Entra ID.