Überblick

Eine externe Quelle holt Dokumente aus einem System, in dem sie ohnehin liegen, ins CMS – und hält sie dort aktuell. Statt Dateien von Hand hochzuladen, legen Sie einmal fest, woher sie kommen, wohin sie in der Ablage gehören und wie oft DDM nachsieht. Danach übernimmt DDM neue Dateien, legt geänderte als neue Version ab und lässt unveränderte in Ruhe.

Sie finden die Quellen im CMS unter Einstellungen › Externe Quellen. Nur Administratoren und Inhaber sehen diesen Bereich.

Welche Quellen es gibt

Eine Organisation kann beliebig viele Quellen haben – z. B. eine für die Vertriebs-Site in SharePoint und eine für den FTP-Server der Technik. Jede hat ihre eigenen Zugangsdaten, ihren eigenen Zeitplan und ihre eigene Zuordnung zu Kategorien.

So richten Sie eine Quelle ein

Import-Umfang

Der Bereich Import-Umfang gilt für alle Systemtypen.

Kategorie-Zuordnung

Die Pfade zählen ab dem Ordner, den Sie bei der Verbindung angegeben haben. Eine Datei, die direkt dort liegt, bekommt keine Kategorie.

DDM erkennt eine Kategorie, die es schon gibt, an ihrem Namen unter demselben Oberbegriff – ein zweiter Abgleich legt also nichts doppelt an. Benennen Sie eine importierte Kategorie in DDM um, legt der nächste Abgleich eine neue mit dem Namen aus der Quelle daneben an.

Ist bei Feste Kategorie keine gewählt (Keine gewählt — es wird in die Ablage-Wurzel abgelegt), landen die Dokumente ohne Kategorie in der Ablage. Wird die gewählte Kategorie später gelöscht, ist die Auswahl wieder leer.

Dateifilter

Mehrere Muster trennen Sie mit ; oder ,. Groß- und Kleinschreibung zählt nicht.

• *.pdf – alle Dateien, deren Name auf .pdf endet.
• Preisliste.xlsx – genau diese eine Datei.
• *.pdf; *.docx; *.pptx – PDFs, Word- und PowerPoint-Dateien.

Ein * funktioniert nur am Anfang eines Musters. Preis*.pdf, ? oder Ordnerpfade wie Vertrieb/*.pdf werden nicht ausgewertet. Dateien, die nicht passen, zählen im Ergebnis als übersprungen.

Bereits vorhanden

Ob sich etwas geändert hat, entscheidet der Inhalt: DDM vergleicht die heruntergeladene Datei mit der aktuellen Version. Ist sie gleich, zählt sie als unverändert, und es entsteht keine Version – auch wenn sich in der Quelle nur das Änderungsdatum bewegt hat.

Kommt neuer Inhalt hinein, geht es dem Dokument wie bei einem Upload von Hand: Ein freigegebenes Dokument wird wieder zum Entwurf, eine laufende Freigabe endet, und wer das Dokument betreut, bekommt die E-Mail über die neue Version.

Wie DDM eine Datei wiedererkennt

1. An ihrer Kennung in der Quelle: bei SharePoint, OneDrive und FTP der Pfad der Datei, bei Google Drive die Datei-ID, bei REST und SOAP die zugeordnete Fremd-ID.
2. Sonst an derselben Kennung bei einem Dokument, das keiner Quelle mehr gehört – etwa aus einer gelöschten Quelle.
3. Sonst an einem Dokument mit demselben Namen in derselben Kategorie, das noch keine Kennung hat – etwa eines, das jemand von Hand hochgeladen hat.

Ein Dokument, das so gefunden wird, gehört ab dann zu dieser Quelle.

Was mit neuen Dokumenten geschieht

Ein neu übernommenes Dokument bekommt

• als Namen den Dateinamen,
• den Status aus Einstellungen › Freigabe & Aufbewahrung › Standardstatus für neue Uploads (voreingestellt: Entwurf) – oder den, den die Quelle unter Status neuer Dokumente festlegt,
• die Einstellung Neue Dokumente dürfen weitergegeben werden aus demselben Bereich, wie ein Upload,
• als Herkunft Externe Quelle.

Der Text wird für die Suche gelesen wie bei jedem Upload. Märkte, Tags und eine verantwortliche Person setzt der Import nicht – das können Sie danach in der Ablage tun, auch für viele auf einmal.

Rechte bekommt ein importiertes Dokument wie jedes andere über seine Kategorie – siehe Gruppen und Rechte. Bei REST und SOAP kann der Import zusätzlich Leserechte für eine Gruppe vergeben – siehe Gruppen-Zuordnung.

Vertrauenswürdige Quellen

Steht Status neuer Dokumente auf Freigegeben (vertrauenswürdig), sind die Dokumente der Quelle sofort freigegeben – ohne Freigabe-Workflow, auch mit Verteilung erst nach Freigabe. Das gilt auch für neue Versionen: Neue Bytes setzen ein freigegebenes Dokument sonst auf Entwurf zurück, bei einer vertrauenswürdigen Quelle nicht. Ein archiviertes Dokument bleibt archiviert. Das Protokoll vermerkt jede solche Freigabe mit der Quelle.

Nutzen Sie das nur für Systeme, in denen die Inhalte schon geprüft sind, z. B. ein PIM mit eigener Freigabe.

Abgleich

Wann abgeglichen wird

Die Zeiten gelten in der Zeitzone des DDM-Servers. Nach Zeitplan laufen nur Quellen, die aktiv sind – und nur, solange Ihr Tarif den Systemtyp enthält.

Was ein Abgleich tut

Bei jedem Abgleich liest DDM die ganze Quelle ab dem angegebenen Ordner neu, lädt jede passende Datei herunter und vergleicht sie mit dem, was in DDM liegt. Danach meldet er, was geschehen ist:

Gibt es nichts zu tun, heißt es Nichts zu übernehmen. Unter dem Systemtyp steht, wann zuletzt abgeglichen wurde (Zuletzt abgeglichen: …).

Ist mehr in der Quelle, als ein Abgleich übernimmt, steht im Ergebnis Höchstzahl erreicht – siehe Grenzen.

Das Ergebnis mit den Zahlen erscheint nach Jetzt synchronisieren. Auch ein Abgleich nach Zeitplan hinterlässt seinen Ausgang: Ist er gescheitert oder an eine Grenze gestoßen, steht unter Zuletzt abgeglichen in Orange Letzter Abgleich: … mit dem Grund. Was er übernommen hat, sehen Sie im Audit-Log unter Dokument aus Quelle übernommen und Neue Version hochgeladen – siehe Nutzung und Audit.

Eine Quelle gleicht nie zweimal gleichzeitig ab. Läuft gerade ein Abgleich, heißt es Diese Quelle wird gerade bereits synchronisiert — bitte nach Ende dieses Laufs erneut versuchen. Eine Datei, die sich nicht laden lässt, hält den Abgleich nicht auf; die übrigen werden trotzdem übernommen.

Was ein Abgleich nie tut

• Er löscht nichts. Verschwindet eine Datei aus der Quelle, bleibt ihr Dokument in DDM. Räumen Sie solche Dokumente in der Ablage auf oder archivieren Sie sie.
• Er legt ein in DDM gelöschtes Dokument nicht während desselben Laufs neu an. Beim nächsten Abgleich kommt es aber wieder, solange die Datei in der Quelle liegt – schließen Sie sie mit dem Dateifilter aus oder entfernen Sie sie dort.
• Er ändert nichts in der Quelle. DDM liest nur.

Grenzen

Wird eine Grenze erreicht, meldet der Abgleich Höchstzahl erreicht. Teilen Sie die Quelle dann auf: mehrere Quellen, jede mit einem eigenen Unterordner.

Zugangsdaten ändern

Ändern Sie, wohin eine Quelle sich verbindet – Host, Port oder Protokoll bei FTP, die Basis-URL bei REST, den Endpunkt bei SOAP, Tenant oder Client-ID bei Microsoft –, löscht DDM die dazugehörigen Passwörter, Schlüssel und Tokens: Sie gehörten zum alten Ziel. Die Meldung Zugangsdaten gelöscht nennt, was Sie neu eintragen müssen.

Wechseln Sie den Systemtyp, verwirft DDM alle Felder des bisherigen Typs.

Quelle ausschalten oder entfernen

• Ausschalten (Quelle aktiv aus): Die Quelle bleibt mit allen Einstellungen erhalten, gleicht aber nicht mehr nach Zeitplan ab. Das geht immer, auch nach einem Tarifwechsel.
• Entfernen: Klicken Sie auf den Papierkorb neben dem Namen (Quelle entfernen) und bestätigen Sie mit Endgültig entfernen. Request-Kette, Zuordnungen und Gruppenregeln der Quelle werden mitentfernt. Bereits importierte Dokumente bleiben in der Ablage. Legen Sie später wieder eine Quelle für dieselben Dateien an, erkennt sie diese Dokumente wieder.

Sicherheit

• Passwörter, Schlüssel und Tokens liegen verschlüsselt in der Datenbank und verlassen den Server nie – auch nicht in Richtung Ihres Browsers.
• Das Audit-Log hält fest, wer eine Quelle angelegt, geändert, abgeglichen oder entfernt hat – bei Änderungen nur welche Felder, nie deren Werte.
• DDM spricht keine Adressen an, die auf Cloud-Metadaten-Dienste zeigen. Bei einem gehosteten DDM kann der Betrieb zusätzlich Adressen in privaten Netzen sperren; eine Quelle muss dann von außen erreichbar sein.