KI in DDM

DDM setzt KI – genauer: ein Sprachmodell – nur an wenigen, klar benannten Stellen ein. Diese Seite zählt sie alle auf: was jeweils an das Modell geht, was zurückkommt und wer es ein- und ausschaltet.

Kurz gesagt

• Nur auf Ihren Klick. Jede Anfrage an ein Sprachmodell beginnt mit einer bewussten Handlung – einer Frage, einem Klick auf Vorschlagen, einem Befehl im KI-Menü. Nichts läuft automatisch: nicht beim Hochladen, nicht beim Speichern, nicht im Hintergrund oder nach Zeitplan.
• Nur mit dem Anbieter Ihrer Organisation. DDM bringt kein eigenes Modell mit und nutzt keinen Anbieter im Hintergrund. Ihre Organisation hinterlegt Anbieter, Modell und Schlüssel selbst – solange das nicht geschehen ist, geht nichts an eine KI.
• Aus, bis jemand sie einschaltet. Der KI-Assistent und die KI-Apps sind zu Beginn ausgeschaltet. Einschalten können nur Administratoren und Inhaber.
• Nichts ändert sich ohne Sie. Was die KI vorschlägt – einen Text, eine Übersetzung, eine Änderung –, übernimmt DDM erst, wenn ein Mensch es bestätigt.
• Keine Inhalte gespeichert. DDM speichert weder Fragen noch Antworten noch die Texte, die an das Modell gingen – nur, wie viele Anfragen es gab und was sie gekostet haben.
• Mit Kennzeichnung. Antworten und Vorschläge der KI sind als solche erkennbar.

Woher die KI kommt

Ihre Organisation wählt unter Einstellungen › KI-Assistent selbst, welches Modell DDM fragt:

• Die Daten gehen direkt vom DDM-Server zu diesem Anbieter – nirgendwo sonst hin. Welche Regeln dort gelten (Speicherort, Aufbewahrung, Nutzung für Training), bestimmt Ihr Vertrag mit dem Anbieter, nicht DDM.
• Wer nichts an einen externen Anbieter geben will, betreibt ein Modell im eigenen Netz und trägt dessen Adresse ein. Dann verlassen die Daten Ihr Netz nicht.
• Der Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt. Wechseln Anbieter oder Adresse, löscht DDM ihn.
• DDM schickt mit einer Anfrage keine Angaben zur fragenden Person mit – keinen Namen, keine E-Mail-Adresse, keine Kennung.

Einrichten und Grenzen setzen: siehe KI-Assistent.

Wo KI eingesetzt wird

Der KI-Assistent

Wo: im CMS über die Schaltfläche Assistent unten rechts und die Suche; in der App über Assistent und – bei einem geöffneten Dokument – über Fragen.

Was an das Modell geht, wenn Sie eine Frage abschicken:

• Ihre Frage und die letzten Schritte des Gesprächs.
• Bis zu acht passende Dokumente, mit Name, Ablageort, Datum und einem kurzen Auszug aus dem Text. Gefunden werden sie mit der normalen Volltextsuche – über die Dokumente, die Sie sehen dürfen. In der App kommen nur Dokumente in Frage, die Sie dort öffnen können; Entwürfe, die erst nach einer Freigabe verteilt werden, gehen nicht mit ihrem Text hinein.
• Passende Kategorien mit der Zahl ihrer Dokumente.
• Fragen Sie in der App zu einem geöffneten Dokument, geht dessen Text mit – bis 60 000 Zeichen, bei längeren Dokumenten die passenden Stellen und der Anfang.
• Fragt ein Administrator im CMS nach Personen oder Gruppen, gehen Gruppennamen sowie die Namen der Mitglieder mit – keine E-Mail-Adressen. In der App gibt es das nicht.

Inhaber und Administratoren sehen in DDM alle Dokumente – ihre Fragen können sich deshalb auf alle Dokumente stützen.

Was zurückkommt: eine Antwort, darunter Verwendete Dateien, Kategorien und gegebenenfalls Aus der Hilfe. Die Quellen stellt DDM selbst aus seinen Daten zusammen; das Modell kann nur auf sie verweisen, keine erfinden. Schlägt der Assistent einem Administrator vor, Personen einer Gruppe hinzuzufügen, geschieht das erst nach einem Klick auf … übernehmen. Ändern kann der Assistent sonst nichts.

Antworten aus der Hilfe

Fragen Sie, wie etwas in DDM geht, kann der Assistent passende Abschnitte dieser Hilfe mitlesen und darauf verweisen (Aus der Hilfe). Das ist keine eigene Anfrage – die Abschnitte gehen zusammen mit Ihrer Frage an das Modell. Lesende in der App bekommen nur Abschnitte über die App. Daten Ihrer Organisation stecken in der Hilfe nicht.

Ein- und ausschalten: Einstellungen › KI-Assistent › Antworten aus der Hilfe.

KI im Notiz-Editor

Wo: in Notizen in der App und in Notizvorlagen im CMS – im Menü KI über markiertem Text (Rechtschreibung & Grammatik, Länger, Kürzer, Einfacher, Zusammenfassen, Übersetzen) und mit Weiterschreiben (Strg/⌘ + J).

Was an das Modell geht: nur der markierte Text, bei Weiterschreiben der Text vor der Schreibmarke – höchstens einige Tausend Zeichen. Verweise auf Dokumente, Bilder und Platzhalter ersetzt DDM vorher durch Markierungen; sie gehen nicht mit. Was Sie selbst in den markierten Text geschrieben haben – auch Namen oder Kundendaten –, geht mit.

Was zurückkommt: ein Vorschlag in einer eigenen Karte mit dem Hinweis Vorschlag eines Sprachmodells – bitte prüfen. In Ihre Notiz kommt er erst mit Übernehmen.

Ein- und ausschalten: Einstellungen › KI-Assistent › KI im Notiz-Editor.

Übersetzungsvorschläge

Wo: im CMS unter Übersetzungen, mit Vorschlagen, Auswahl vorschlagen und Alle fehlenden vorschlagen. Nur Administratoren.

Was an das Modell geht: nur Namen – von Kategorien (mit dem Ablageort als Zusammenhang) oder Dateinamen von Dokumenten – und die Zielsprache. Keine Inhalte von Dokumenten.

Was zurückkommt: Vorschläge, gestrichelt umrandet neben der Zeile. Gespeichert wird erst, was Sie mit Vorschlag übernehmen oder Alle übernehmen bestätigen. Das Audit-Log vermerkt Übersetzungen vorgeschlagen – mit der Anzahl, ohne die Namen.

System-E-Mails übersetzen

Wo: im CMS unter Einstellungen › System-E-Mails, mit Mit KI aus … übersetzen. Nur Administratoren.

Was an das Modell geht: Betreff und Text der Vorlage in der anderen Sprache – mit Platzhaltern wie {{ name }}, nicht mit Daten echter Empfänger.

Was zurückkommt: eine Übersetzung im Editor. DDM prüft, dass alle Platzhalter erhalten sind, und verwirft die Übersetzung sonst. Gespeichert wird erst, wenn Sie speichern.

Verbindung testen

Wo: Einstellungen › KI-Assistent › Verbindung testen. Schickt eine feste Testanfrage ohne Daten Ihrer Organisation, um zu prüfen, ob Anbieter, Modell und Schlüssel stimmen.

KI-Apps

Über den MCP-Server verbinden Sie Ihre eigene KI-App – Claude, ChatGPT, Cursor und andere – mit DDM. Hier fragt nicht DDM ein Modell, sondern Ihre App fragt DDM:

• Jede Person verbindet ihre App selbst und erlaubt den Zugriff ausdrücklich. Die App sieht dabei genau das, was die Person in DDM sieht.
• Was die App liest – Dokumente samt Text, Suchergebnisse, bei Administratoren auch Personen mit E-Mail-Adresse, Gruppen und das Audit-Log –, geht an den Anbieter dieser App. Welche Apps Ihre Datenschutzregeln erlauben, entscheiden Sie.
• Ändern kann eine App nichts direkt: Sie schlägt Änderungen vor, und die Person gibt jede einzeln frei – in der App oder im CMS unter KI-Aktionen. Ausgeführte und abgelehnte Vorschläge stehen im Audit-Log (KI-Aktion ausgeführt, KI-Aktion abgelehnt).
• Die KI-Apps sind aus, bis ein Administrator unter Einstellungen › KI-Apps MCP-Server aktivieren einschaltet. Verbindungen trennen die Person selbst unter Mein Konto und Administratoren unter Einstellungen › KI-Apps.

Mehr dazu: MCP-Server › Verwaltung & Sicherheit.

Woran Sie KI-Ergebnisse erkennen

• Unter jeder Antwort des Assistenten steht, aus wie vielen Dokumenten sie stammt und welches Modell geantwortet hat. Unter dem Eingabefeld steht dauerhaft: Antworten stammen von einem Sprachmodell und können falsch sein. Der Assistent ändert nichts ohne Ihre Bestätigung.
• Vorschläge im Notiz-Editor tragen den Hinweis Vorschlag eines Sprachmodells – bitte prüfen.
• Übersetzungsvorschläge stehen als Vorschlag neben dem Feld, bis Sie sie übernehmen.
• Änderungen über KI-Apps stehen im Audit-Log als KI-Aktion ausgeführt, mit dem Namen der App.

Sprachmodelle können sich irren. Prüfen Sie Antworten anhand der genannten Quellen, bevor Sie sich auf sie verlassen.

Was DDM speichert

Wer was ein- und ausschaltet

Alle vier können nur Administratoren und Inhaber umstellen; jede Änderung steht im Audit-Log. Unter Ausgabenlimits begrenzen Administratoren, was die KI im Monat kosten darf – für die ganze Organisation und je Person. Ist der Assistent aus, sehen Lesende in der App keinen Zugang zu ihm.

Wo keine KI im Spiel ist

Manches wirkt „intelligent“, kommt aber ohne KI aus:

• Suche – in der Ablage, in der App und im Assistenten – ist eine klassische Volltextsuche. Es gibt keine semantische Suche und keine Vektordatenbank.
• Texterkennung für die Suche liest den Text aus den Dateien selbst. Eine Texterkennung in Bildern oder Scans (OCR) gibt es nicht.
• Die Sprache eines Dokuments erkennt DDM an häufigen Wörtern, nicht mit einem Modell.
• Vorschaubilder entstehen mit klassischen Werkzeugen.
• Dokumentinhalte werden nie übersetzt – übersetzt werden auf Wunsch nur Namen, E-Mail-Vorlagen und markierter Notiztext.
• Es gibt keine automatische Verschlagwortung, Einordnung, Zusammenfassung oder Ablage von Dokumenten.
• Externe Quellen, Freigaben, Rechte und Nutzungsstatistik arbeiten nach festen Regeln.