DDM HilfeMCP-Server
Werkzeuge
Jedes Werkzeug des MCP-Servers – was es tut, welche Angaben es braucht, wer es nutzen darf – und die fertigen Prompts.
Die KI arbeitet mit Werkzeugen (Tools). Sie müssen sie nicht kennen – fragen Sie einfach, die KI wählt das passende und füllt die Angaben selbst aus. Manche KI-Apps zeigen aber an, welches Werkzeug gerade läuft, oder lassen Sie Werkzeuge einzeln erlauben. Dafür stehen hier die Namen und was jedes tut.
Für alle Werkzeuge gilt:
- Mit Ihren Rechten. Jedes Werkzeug sieht und darf nur, was Sie in DDM sehen und dürfen. Fehlen Ihnen die Rechte, lehnt DDM die Anfrage ab.
- Werkzeuge für Administratoren bietet der Server nur an, wenn Sie in DDM Administrator sind.
- Ändernde Werkzeuge bietet er nur an, wenn Sie beim Verbinden Ändern mit Freigabe erlaubt haben – und jedes schlägt die Änderung nur vor. Ausgeführt wird sie erst nach Ihrer Freigabe – siehe Änderungen freigeben.
- IDs – die Kennungen von Dokumenten, Kategorien, Gruppen und Personen – holt sich die KI selbst aus den lesenden Werkzeugen, etwa aus
list_categoriesodersearch_documents.
Lesen – für alle
| Werkzeug | Was es tut | Angaben |
|---|---|---|
whoami | Wer Sie sind, in welcher Organisation, ob Sie sie verwalten, ob die App Änderungen vorschlagen darf, und die Zähler der App (hervorgehoben, neu). Die KI ruft es meist zuerst auf | – |
list_categories | Der Kategoriebaum, den Sie sehen, mit der Zahl der Dokumente in jeder Kategorie | – |
list_documents | Die Dokumente direkt in einer Kategorie und ihre Unterkategorien | Kategorie; auf Wunsch nur hervorgehobene |
search_documents | Volltextsuche in Titel und Inhalt – oder nur in Titeln. Bis zu 100 Treffer mit Kategorie, neuester Version und Dateityp. Zusammengesetzte deutsche Wörter werden auch über ihre Teile gefunden | Suchbegriff (mindestens zwei Zeichen); auf Wunsch nur Titel, nur bestimmte Dateitypen (z. B. pdf, docx), nur hervorgehobene, nur in bestimmten Kategorien |
get_document | Angaben zu einem Dokument: Titel, Datei, Status, aktuelle Version, Kategorie, Link – und wo Sie zuletzt beim Lesen waren | Dokument |
get_document_text | Der Text der aktuellen Version, wie DDM ihn für die Suche gelesen hat (PDF, Office, Text). Lange Dokumente kommen in Teilen – standardmäßig 40 000 Zeichen, höchstens 200 000 je Aufruf; die KI liest dann weiter | Dokument; auf Wunsch ab welchem Zeichen und wie viele |
list_new | Die zuletzt hochgeladenen oder neu versionierten Dokumente – was Neu in der App zeigt | – |
list_highlights | Die hervorgehobenen Dokumente der Organisation | – |
list_favorites | Ihre Favoriten: Ihre Ordner und die Dokumente, Notizen und Fassungen darin | – |
list_recent | Die Dokumente, die Sie zuletzt geöffnet haben, mit der Seite, auf der Sie waren | – |
list_appointments | Ihre Termine in einem Zeitraum aus Ihren verbundenen Kalendern, mit den verknüpften Dokumenten | Von, bis |
list_markets | Die Märkte (Länder, Sprachen) der Organisation | – |
list_notes | Ihre Notizen – als Baum ihrer Titel | – |
list_pending_approvals | Dokumente, die auf Ihre Freigabe warten, und Ihre eingereichten, die noch laufen – mit Workflow, Schritt, auf wen gewartet wird und Frist | – |
get_action_status | Ob eine vorgeschlagene Änderung ausgeführt, abgelehnt, noch offen oder verfallen ist. Ohne Angabe: Ihre letzten Vorschläge | auf Wunsch die Aktion |
Lesen – für Administratoren
| Werkzeug | Was es tut | Angaben |
|---|---|---|
list_users | Die Personen der Organisation, 25 je Seite, mit Rolle, Status, Gruppen und wie sie sich anmelden; offene Einladungen zuerst | auf Wunsch Name oder E-Mail, Status (alle, aktiv, gesperrt, eingeladen), Seite |
get_user | Eine Person: Rolle, Status, Gruppen – und jede Kategorie, die sie erreicht, mit Stufe und der Gruppe, über die sie kommt | Person |
list_groups | Die Gruppen mit Mitgliederzahl und Herkunft (DDM, Verzeichnisdienst, Single Sign-on) | – |
get_group_members | Die Mitglieder einer Gruppe | Gruppe |
get_group_permissions | Jede Kategorie, die eine Gruppe erreicht, mit Stufe (Lesen, Voll, Kein) – und ob sie dort gesetzt oder geerbt ist | Gruppe |
get_category_permissions | Die Gruppen und Personen mit Zugriff auf eine Kategorie, ihre Stufe und woher sie geerbt ist. Braucht Vollzugriff auf die Kategorie | Kategorie |
get_document_permissions | Wer ein Dokument erreicht: der Zugriff aus seinen Kategorien, seine eigenen Ausnahmen und wie viele Personen das insgesamt sind. Braucht Vollzugriff auf das Dokument | Dokument |
explain_access | Ob eine Person ein Dokument oder eine Kategorie erreicht – über welche Gruppe und Kategorie –, oder warum nicht | Person; Dokument oder Kategorie |
get_audit_log | Das Audit-Log, neueste zuerst, 50 je Seite: wer was womit wann getan hat | auf Wunsch Name des Objekts, eine bestimmte Aktion, Seite |
get_usage | Die Nutzung der App in einem Zeitraum: Öffnungen, Downloads, Suchen (auch erfolglose), aktive Lesende, die meistgenutzten Dokumente und Kategorien, nie geöffnete Dokumente | Zeitraum: 7, 30 (voreingestellt), 90 oder 365 Tage |
Ändern – mit Freigabe
Jedes dieser Werkzeuge zeigt zuerst eine Vorschau und ändert erst nach Ihrer Freigabe – siehe Änderungen freigeben. Bei der Freigabe prüft DDM Ihre Rechte noch einmal.
| Werkzeug | Was es vorschlägt | Angaben | Wer |
|---|---|---|---|
add_favorite | Ein Dokument zu Ihren Favoriten hinzufügen | Dokument | alle |
remove_favorite | Ein Dokument aus Ihren Favoriten entfernen – aus allen Ordnern | Dokument | alle |
create_category | Eine neue Kategorie anlegen. Sie erbt die Rechte der Kategorie darüber | Name; Kategorie darüber (fehlt sie: oberste Ebene) | Vollzugriff auf die Kategorie darüber; oberste Ebene nur Administratoren |
rename_category | Eine Kategorie umbenennen und/oder unter eine andere verschieben – ihre Dokumente und Unterkategorien wandern mit | Kategorie; neuer Name und/oder neue Kategorie darüber | Vollzugriff |
prepare_upload | Einen Upload-Link für eine Datei von Ihrem Rechner – siehe Dateien hochladen. Ändert selbst nichts | Dateiname mit Endung | alle mit Änderungsrecht |
upload_document | Eine Datei als neues Dokument in Kategorien ablegen oder als neue Version eines Dokuments. Liegt in einer der Kategorien schon ein Dokument gleichen Namens, wird es dessen neue Version. Die Vorschau zeigt Datei, Größe, Kategorien, Status nach dem Hochladen und bei einer neuen Version die Versionsnummer vorher und nachher | die Datei (Upload-Link, Inhalt oder Adresse); Kategorien oder Dokument; auf Wunsch Name und Notiz | Vollzugriff auf die Kategorien bzw. das Dokument |
update_document | Ein Dokument bearbeiten: Name, Kategorien, Tags, hervorgehoben, Teilen erlaubt, archiviert oder Entwurf, von Aufbewahrungsregeln ausgenommen. Die Vorschau zeigt nur, was sich ändert – bei neuen Kategorien auch, für wie viele Personen das Dokument danach sichtbar ist | Dokument; nur die Angaben, die sich ändern sollen. Kategorien als vollständige neue Liste, Tags zum Hinzufügen und Entfernen | Vollzugriff |
delete_documents | Dokumente endgültig löschen, mit allen Versionen – DDM hat keinen Papierkorb. Die Vorschau nennt jedes Dokument mit seinen Kategorien, die Zahl der Versionen und den Speicher. Dokumente, die Sie nicht ändern dürfen, werden übersprungen und genannt | bis zu 50 Dokumente | Vollzugriff |
refile_documents | Dokumente in eine Kategorie verschieben (aus ihrer bisherigen heraus) oder zusätzlich dort ablegen. Wer sie sieht, richtet sich danach nach ihren Kategorien | bis zu 50 Dokumente; Zielkategorie; verschieben oder zusätzlich | Vollzugriff |
set_highlight | Dokumente hervorheben – sie erscheinen in der App unter Hervorgehoben – oder die Markierung entfernen | bis zu 50 Dokumente; an oder aus | Vollzugriff |
set_document_status | Dokumente archivieren oder archivierte als Entwurf zurückholen. Freigegeben und In Prüfung setzt nur der Freigabe-Workflow. Dokumente, die Sie nicht ändern dürfen, werden übersprungen | bis zu 50 Dokumente; archiviert oder Entwurf | Vollzugriff |
decide_approval | Ihre Entscheidung zu einem Dokument, das auf Ihre Freigabe wartet: freigeben oder ablehnen | Dokument; Entscheidung; bei Ablehnung ein Kommentar (Pflicht) | wer in diesem Schritt freigeben darf |
add_group_member | Eine Person in eine Gruppe aufnehmen – sie sieht danach, was die Gruppe sieht | Gruppe; Person | Administratoren |
remove_group_member | Eine Person aus einer Gruppe nehmen – sie verliert, was nur diese Gruppe ihr gab | Gruppe; Person | Administratoren |
set_category_permissions | Den Zugriff von Gruppen oder Personen auf eine Kategorie ändern – und damit auf alles darunter, was erbt. Nur die genannten ändern sich | Kategorie; bis zu 50 Änderungen, je eine Gruppe oder Person mit Lesen, Voll, Kein (ausgeschlossen, auch wenn darüber erlaubt) oder Erben (eigenes Recht entfernen) | Administratoren |
set_document_permissions | Ausnahmen an einem Dokument – Zugriff für Gruppen oder Personen über das hinaus (oder statt dessen), was seine Kategorien geben | Dokument; bis zu 50 Änderungen wie oben | Administratoren |
Dateien hochladen
Eine KI-App gibt DDM eine Datei auf einem von drei Wegen. Auf jedem Weg wartet die Datei in DDM, bis Sie das Hochladen freigeben oder ablehnen – erst dann wird daraus ein Dokument, oder sie wird gelöscht.
| Weg | Wofür | Größe | Welche KI-Apps |
|---|---|---|---|
| Upload-Link | Dateien von Ihrem Rechner, auch große. Die KI holt mit prepare_upload einen Link und schickt die Datei selbst dorthin | bis zur Grenze Ihres Tarifs | Apps, die auf Ihre Dateien zugreifen und Befehle ausführen: Claude Code, Cursor, VS Code |
| Inhalt | Dateien, die die KI selbst erstellt hat, etwa eine Zusammenfassung oder eine Tabelle | bis 10 MB | alle |
| Adresse | Dateien, die im Netz liegen. DDM lädt sie selbst herunter | bis 100 MB | alle |
- Ein Upload-Link gilt eine Stunde und für eine Datei.
- Eine hochgeladene Datei, aus der keine KI-Aktion wird, löscht DDM nach 24 Stunden.
- Speicherplatz und Dateigröße Ihres Tarifs gelten wie beim Hochladen im CMS.
claude.ai und ChatGPT im Browser kommen nicht an die Dateien auf Ihrem Rechner. Laden Sie die Datei dort im Chat hoch – die KI kann sie dann als Inhalt weitergeben, wenn sie nicht zu groß ist – oder legen Sie sie im CMS ab.
Prompts
Manche KI-Apps bieten fertige Aufgaben des Servers an – sogenannte Prompts, oft hinter / oder einem Plus-Symbol. Ein Prompt ist eine vorbereitete Anweisung an Ihre KI; sie ruft dann die passenden Werkzeuge auf.
| Prompt | Was er tut | Angaben |
|---|---|---|
summarise_category | Was in einer Kategorie liegt: ihre Dokumente, worum es in jedem geht, was neu ist | Name oder Pfad der Kategorie, z. B. „Vertrieb › Preislisten" |
weekly_digest | Neue und hervorgehobene Dokumente, Freigaben, die auf Sie warten, und Ihre Termine der nächsten Tage | – |
who_can_see | Wer ein Dokument oder eine Kategorie erreicht – und warum. Nur für Administratoren | Dokument oder Kategorie, mit Namen |
Beispiele, wie Sie Werkzeuge und Prompts im Alltag nutzen, stehen unter Was Sie damit tun können.
Technische Angaben
Für die IT, die eine KI-App anbindet:
| Adresse | https://cms.documentdistributionmanager.com/mcp – bei eigener Adresse diese mit /mcp am Ende |
| Transport | Streamable HTTP |
| Anmeldung | OAuth 2.1 mit der Anmeldung von DDM; KI-Apps registrieren sich selbst (Dynamic Client Registration oder Client-ID-Metadaten) |
| Berechtigungen (Scopes) | ddm:read – lesen; ddm:write – Änderungen vorschlagen. Dazu openid, profile, email, offline_access |
| Zugänge | Zugriffstoken gelten 15 Minuten und erneuern sich, solange die Verbindung besteht |
| Organisation | Eine Verbindung gilt für genau eine Organisation |