DDM HilfeGoogle Drive
Mit dem Systemtyp Google Drive holt DDM die Dateien aus einem Ordner in Google Drive – in „Meine Ablage" einer Person oder in einer geteilten Ablage – samt Unterordnern und hält sie aktuell. Google Docs, Tabellen, Präsentationen und Zeichnungen kommen als PDF an.
DDM meldet sich dabei mit einem Dienstkonto an – einem Google-Konto für Programme, nicht für Menschen. Sie geben den Ordner für dieses Dienstkonto frei wie für eine Kollegin, und DDM liest ihn. Niemand muss sich in DDM bei Google anmelden.
1. Dienstkonto anlegen
Das geht in der Google Cloud Console mit einem Konto, das dort Projekte verwalten darf.
Projekt wählen
Wählen Sie oben ein Projekt oder legen Sie eines an, z. B. ddm-import.
Google Drive API aktivieren
Gehen Sie zu APIs & Dienste › Bibliothek, suchen Sie Google Drive API und klicken Sie auf Aktivieren.
Dienstkonto anlegen
Gehen Sie zu IAM & Verwaltung › Dienstkonten › Dienstkonto erstellen. Geben Sie ihm einen Namen, z. B. ddm-import. Rollen im Projekt braucht es keine – überspringen Sie diese Schritte und klicken Sie auf Fertig.
Notieren Sie die E-Mail-Adresse des Dienstkontos, z. B. ddm-import@ddm-import.iam.gserviceaccount.com.
Schlüssel herunterladen
Öffnen Sie das Dienstkonto, gehen Sie zu Schlüssel › Schlüssel hinzufügen › Neuen Schlüssel erstellen, wählen Sie JSON und klicken Sie auf Erstellen. Ihr Browser lädt eine Datei herunter – das ist der Schlüssel, den Sie gleich in DDM einfügen.
2. Ordner freigeben
Das ist der Schritt, der am häufigsten fehlt: Das Dienstkonto sieht nichts, was nicht für es freigegeben ist.
- Ein Ordner in „Meine Ablage": In Google Drive rechts auf den Ordner › Freigeben › die E-Mail-Adresse des Dienstkontos eintragen › Rolle Betrachter › Senden. Die Benachrichtigung können Sie ausschalten – das Dienstkonto liest keine E-Mails.
- Eine geteilte Ablage: Fügen Sie das Dienstkonto als Mitglied mit der Rolle Betrachter hinzu (in der geteilten Ablage › Mitglieder verwalten).
Kopieren Sie danach die Adresse des Ordners aus der Adresszeile des Browsers, z. B. https://drive.google.com/drive/folders/1AbCdEfGh….
3. Quelle in DDM anlegen
Legen Sie unter Einstellungen › Externe Quellen mit Neue Quelle eine Quelle an, geben Sie ihr einen Namen und wählen Sie als Systemtyp Google Drive.
| Feld | Was Sie eintragen |
|---|---|
| Ordner (ID oder Link) | Die Adresse des Ordners aus dem Browser – oder nur die ID dahinter, 1AbCdEfGh…. Beides geht |
| Dienstkonto-Schlüssel (JSON) | Den gesamten Inhalt der heruntergeladenen JSON-Datei – öffnen Sie sie in einem Texteditor, markieren Sie alles und fügen Sie es ein. Er beginnt mit { "type": "service_account". Verschlüsselt gespeichert, nie wieder angezeigt |
| Im Namen von (optional) | Leer lassen – außer Sie nutzen die domänenweite Delegierung |
"installed" oder "web") ist kein Dienstkonto-Schlüssel und wird abgelehnt. Es muss die Datei aus Dienstkonten › Schlüssel sein.4. Verbindung testen
Klicken Sie auf Verbindung testen. DDM meldet sich als Dienstkonto bei Google an und öffnet den Ordner.
| Meldung | Was zu tun ist |
|---|---|
| Verbindung steht — „…“ ist lesbar. | Alles in Ordnung – DDM nennt den Ordner, den es gefunden hat. |
| Es fehlen noch Ordner oder Dienstkonto-Schlüssel. | Einer der beiden ist noch nicht eingetragen. |
| Der Dienstkonto-Schlüssel lässt sich nicht lesen — bitte den vollständigen Inhalt der JSON-Datei einfügen. | Der Schlüssel ist unvollständig oder kein Dienstkonto-Schlüssel. Fügen Sie den ganzen Inhalt der JSON-Datei neu ein. |
| Google hat das Dienstkonto abgelehnt — prüfen Sie den Schlüssel, ob die Google Drive API aktiv ist und, bei „Im Namen von“, die domänenweite Delegierung. | Google hat das Dienstkonto abgelehnt: Der Schlüssel wurde in der Cloud Console gelöscht, die Google Drive API ist im Projekt nicht aktiviert, oder bei Im Namen von fehlt die domänenweite Delegierung. |
| Der Ordner ist nicht lesbar — ist er für das Dienstkonto freigegeben, und ist die ID die eines Ordners? | Der Ordner ist nicht für das Dienstkonto freigegeben, die ID ist falsch, oder sie gehört zu einer Datei statt zu einem Ordner. |
| Die Adresse antwortet nicht — prüfen Sie URL, Port und Firewall. | Der DDM-Server erreicht Google nicht – ausgehende Verbindungen zu oauth2.googleapis.com und www.googleapis.com freigeben. |
5. Import-Umfang und Abgleich
Legen Sie unter Import-Umfang fest, wie Ordner zu Kategorien werden und welche Dateien zählen, gleichen Sie einmal mit Jetzt synchronisieren ab und schalten Sie Quelle aktiv ein – siehe Überblick.
Was bei Google Drive gilt:
- DDM übernimmt alle Dateien im Ordner und seinen Unterordnern. Dateien im Papierkorb zählen nicht.
- Google Docs, Tabellen, Präsentationen und Zeichnungen kommen als PDF an; an den Namen wird
.pdfangehängt. Ändert jemand das Dokument in Google, kommt beim nächsten Abgleich ein neues PDF als neue Version. - Formulare, Sites, Verknüpfungen und andere Google-eigene Typen werden übersprungen.
- Eine Datei wird an ihrer Datei-ID wiedererkannt. Benennen Sie sie in Drive um oder verschieben Sie sie innerhalb des freigegebenen Ordners, bleibt es dasselbe Dokument in DDM; seine Kategorie ändert der Abgleich dabei nicht.
- Für den Dateifilter zählt der Name, wie er in DDM ankommt – ein Google Doc also mit
.pdfam Ende.
Im Namen einer Person lesen
Statt Ordner einzeln freizugeben, kann das Dienstkonto in einer Google-Workspace-Organisation alles lesen, was eine bestimmte Person sieht – mit der domänenweiten Delegierung. Das braucht einen Super Admin Ihres Google Workspace.
- Öffnen Sie die Schlüsseldatei und notieren Sie die
client_id– eine lange Zahl. - In der Google Admin-Konsole: Sicherheit › Zugriffs- und Datenverwaltung › API-Steuerung › Domainweite Delegierung verwalten › Neu hinzufügen.
- Client-ID: die
client_id. OAuth-Bereiche:https://www.googleapis.com/auth/drive.readonly. Autorisieren. - Tragen Sie in DDM unter Im Namen von (optional) die E-Mail-Adresse der Person ein, z. B.
marketing@firma.de.
DDM liest dann als diese Person – der Ordner muss für sie sichtbar sein, nicht für das Dienstkonto. Bis die Delegierung wirkt, kann es einige Minuten dauern.