DDM HilfeMCP-Server
Was Sie damit tun können
Beispiele für den MCP-Server je Rolle – was Sie die KI fragen, welche Werkzeuge sie dafür nutzt und wann Sie freigeben.
Hier stehen Beispiele aus dem Alltag – geordnet nach dem, was Sie in DDM tun. Schreiben Sie in Ihrer KI-App einfach, was Sie brauchen, in Ihren eigenen Worten. Die KI wählt die Werkzeuge selbst; welche das sind, steht jeweils darunter. Alle Werkzeuge im Einzelnen unter Werkzeuge.
Die KI kann Antworten aus DDM mit allem verbinden, was sie sonst kann: Texte entwerfen, übersetzen, vergleichen, Tabellen bauen. Darin liegt der eigentliche Nutzen – „Lies das Preisblatt und schreib daraus eine E-Mail an den Kunden" geht in einem Schritt.
Für Lesende und Vertrieb
Sie suchen Unterlagen, lesen sie und bereiten Termine vor. Dafür brauchen Sie nur das Lesen – nichts davon ändert etwas in DDM.
| Sie fragen | Die KI nutzt |
|---|---|
| „Finde das aktuelle Preisblatt für Österreich." | search_documents |
| „Fass mir die Produktbroschüre X in fünf Punkten zusammen." | search_documents, get_document_text |
| „Was steht in der Garantiebedingung zu Verschleißteilen?" | search_documents, get_document_text |
| „Vergleich die Datenblätter von Modell A und Modell B in einer Tabelle." | search_documents, get_document_text |
| „Was ist diese Woche neu in DDM?" | list_new, list_highlights |
| „Ich habe morgen drei Kundentermine – welche Unterlagen hängen daran, und was sollte ich vorher lesen?" | list_appointments, get_document, get_document_text |
| „Welche Dokumente hatte ich zuletzt offen? Mach beim Handbuch dort weiter, wo ich war." | list_recent, get_document_text |
| „Was liegt in der Kategorie Schulungen?" | list_categories, list_documents – oder der Prompt summarise_category |
| „Schreib aus dem Preisblatt eine kurze E-Mail an einen Kunden in Spanien, auf Spanisch." | search_documents, get_document_text |
Für einen Wochenüberblick gibt es den fertigen Prompt weekly_digest: neue und hervorgehobene Dokumente, offene Freigaben und Ihre nächsten Termine.
Für Redaktion und Ablage
Sie pflegen Kategorien und Dokumente. Dafür muss die Verbindung Ändern mit Freigabe erlaubt haben, und Sie brauchen Vollzugriff auf die betroffenen Kategorien. Jede Änderung zeigt die KI erst als Vorschau – siehe Änderungen freigeben.
| Sie fragen | Die KI nutzt | Freigabe |
|---|---|---|
| „Leg unter Vertrieb eine Kategorie ‚Messe 2027' an." | list_categories, create_category | ja |
| „Benenne ‚Preise alt' in ‚Preise 2025' um und schieb sie unter Archiv." | list_categories, rename_category | ja |
| „Verschieb alle Datenblätter aus ‚Sonstiges' nach ‚Technik › Datenblätter'." | list_documents, refile_documents | ja |
| „Leg die neue Preisliste zusätzlich auch unter ‚Händler' ab." | search_documents, refile_documents | ja |
| „Archivier alle Preisblätter von 2024." | search_documents, set_document_status | ja |
| „Heb die drei neuen Broschüren hervor und nimm die alten Hervorhebungen raus." | list_highlights, list_new, set_highlight | ja |
| „Gib dem Dokument ‚scan_0042.pdf' einen sprechenden Namen nach seinem Inhalt." | get_document_text, update_document | ja |
| „Lade die neue Preisliste aus meinem Downloads-Ordner nach ‚Vertrieb › Preise' hoch." | list_categories, prepare_upload, upload_document | ja |
| „Ersetz das Datenblatt X durch die Datei unter https://…" | search_documents, upload_document | ja |
| „Fass die drei Angebote zusammen und leg die Zusammenfassung als PDF unter ‚Angebote' ab." | get_document_text, upload_document | ja |
| „Gib allen Preisblättern in ‚Preise' das Tag ‚2027' und erlaube das Teilen." | list_documents, update_document | ja |
| „Lösch alle Entwürfe von 2023 in ‚Sonstiges'." | list_documents, delete_documents | ja |
| „Welche Dokumente in ‚Technik' sehen veraltet aus?" | list_documents, get_document_text | nein |
| „Setz mir das Handbuch auf die Favoriten." | search_documents, add_favorite | ja |
Mehrere Dokumente auf einmal – bis zu 50 – kommen in einem Vorschlag. Sie geben also einmal frei, nicht für jedes Dokument.
Für Freigebende
Sie entscheiden in Freigabe-Workflows. Die KI hilft Ihnen, den Stapel zu sichten und die Entscheidung vorzubereiten.
| Sie fragen | Die KI nutzt | Freigabe |
|---|---|---|
| „Was wartet auf meine Freigabe, und bis wann?" | list_pending_approvals | nein |
| „Lies das Dokument, das auf mich wartet, und sag mir, was sich gegenüber der Vorgabe geändert hat." | list_pending_approvals, get_document_text | nein |
| „Gib das Datenblatt frei." | decide_approval | ja |
| „Lehn die Broschüre ab – die Preise auf Seite 3 stimmen nicht mit der Preisliste überein." | decide_approval (mit Kommentar) | ja |
| „Wie weit sind die Dokumente, die ich eingereicht habe?" | list_pending_approvals | nein |
Für Administratoren
Sie verwalten Personen, Gruppen und Rechte. Diese Werkzeuge bekommt nur, wer in DDM Administrator ist.
Rechte verstehen
| Sie fragen | Die KI nutzt |
|---|---|
| „Warum sieht Anna Schmidt das Preisblatt Österreich nicht?" | list_users, search_documents, explain_access |
| „Wer kann die Kategorie ‚Vorstand' sehen?" | get_category_permissions – oder der Prompt who_can_see |
| „Welche Kategorien erreicht die Gruppe Außendienst, und mit welcher Stufe?" | list_groups, get_group_permissions |
| „Was darf Max Mustermann alles sehen, und über welche Gruppe?" | list_users, get_user |
| „Wer ist in der Gruppe Händler?" | list_groups, get_group_members |
| „Welche Einladungen sind noch offen?" | list_users |
Auswerten
| Sie fragen | Die KI nutzt |
|---|---|
| „Wer hat letzte Woche Dokumente in ‚Preise' gelöscht oder verschoben?" | get_audit_log |
| „Was haben KI-Apps in den letzten Tagen geändert?" | get_audit_log |
| „Welche Dokumente werden am meisten genutzt, welche nie geöffnet?" | get_usage |
| „Wonach suchen die Leute, ohne etwas zu finden?" | get_usage |
| „Mach mir einen Monatsbericht zur Nutzung als Tabelle." | get_usage |
Gruppen und Rechte ändern
Auch hier schlägt die KI nur vor; Sie geben jede Änderung frei.
| Sie fragen | Die KI nutzt |
|---|---|
| „Nimm Anna Schmidt in die Gruppe Außendienst auf." | list_users, list_groups, add_group_member |
| „Die Gruppe Händler soll ‚Preise intern' nicht mehr sehen." | get_category_permissions, set_category_permissions |
| „Gib der Gruppe Marketing Vollzugriff auf ‚Kampagnen'." | list_groups, set_category_permissions |
| „Dieses eine Dokument in ‚Vorstand' soll auch die Geschäftsleitung lesen dürfen." | get_document_permissions, set_document_permissions |
Prüfen Sie bei Rechteänderungen die Vorschau genau: Sie zeigt, welche Gruppen und Personen welche Stufe bekommen. Eine Änderung an einer Kategorie wirkt auf alles darunter, was erbt.
Was nicht geht
- Freigabe-Workflows starten, Märkte oder Übersetzungen pflegen. Das tun Sie im CMS.
- Personen einladen, sperren oder Rollen ändern. Die KI kann Personen nur in Gruppen aufnehmen und herausnehmen.
- Dokumente freigeben, ohne dass Sie gefragt werden. Jede Änderung braucht Ihre Freigabe – und die geben nur Sie, nie die KI.
- Mehr sehen als Sie. Die KI arbeitet mit Ihren Rechten.